2024-06-20
重庆城市职业学院
合同管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指学校法定代表人或授权代表人以学校名义与自然人、法人或非法人组织订立的合同书、协议书以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。
第三条 学校订立合同应当采用书面合同书形式，不得以口头形式及其他形式订立合同。
第四条 订立合同应当遵守国家法律法规，坚持平等互利、诚实信用、协商一致的基本原则，不得侵害国家和社会公共利益，不得损害学校及他人合法权益。
第五条 学校按照“统一领导、归口管理、分级负责”的基本原则进行合同管理。
第六条 本办法适用于学校合同的准备、审签、履行、争议处理、档案管理过程中的审查、监督和控制。
第二章 管理部门及职责
第七条 学校合同事务由综合管理部门、法律审查部门、归口管理部门和合同执行部门依各自权责进行管理和办理。
第八条 学校党政办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责为：
（一）制订学校合同管理制度，指导和监督合同归口管理部门、合同承办部门制定和完善合同管理细则；
（二）按规定出具学校法定代表人授权委托书；
（三）负责汇总统计学校合同年度数据；
（四）协调归口管理部门、合同承办部门处理合同纠纷；
（五）负责学校合同管理的监督、检查工作；
（六）学校交办的涉及合同管理的其他工作。
第十条 学校法治办公室（党政办公室）是合同法律审查部门，主要职责包括：
（一）为合同归口管理部门、合同承办部门办理合同事务提供法律咨询服务；
（二）负责对合同归口管理部门、合同承办部门提交的合同进行法律审核，依法提出法律意见。
（三）协调参与合同法律纠纷处理，并提出法律意见。
第十一条 合同归口管理部门是指学校授权相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门负责其主管范围内的合同审核、备案、监督、检查工作，主要职责包括：
（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；
（二）负责业务主管范围内的合同审核、备案、监督、检查；
（三）协调处理业务主管范围的合同纠纷以及法律诉讼；
（四）起草、拟定业务主管范围内各类合同示范文本；
（五）统计归口管理的合同年度数据；
（六）学校授权范围内的其他工作。
第十二条 合同执行部门是指学校各二级机构，包括各院、系、部、处、室等，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。
（一）制定本部门合同管理工作流程，建立合同档案；
（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；
（三）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交归口管理部门审查；
（四）提交归口管理部门备案，提交学校档案馆存档；
（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；
（六）处理合同纠纷；
（七）完成学校交办的其他工作。
第三章 合同分类管理
第十三条 学校根据业务范围和工作职责，授权相关职能部门，负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要管理范围包括：
（一）教学管理部门负责管理中高职和专本贯通培养、教学改革项目、“1+X”证书试点项目、教学实习实训、教材出版、专业建设、课程建设、实训室建设、教学仪器设备、实训耗材采购等合同；
（二）科研管理部门负责管理横向及纵向科研项目合同及技术开发、技术转让、咨询和服务、科研平台建设等合同；
（三）学生管理部门负责管理院系各类学生组织（不含院系学生社团）开展学生活动、学生就业创业、学生保险、学生健康体检等对外合作合同；
（四）校团委负责管理学校学生会、学生社团、学生组织开展学生活动以及大学生社会实践基地等对外合作合同；
（五）招投标管理部门负责管理经政府采购平台实施的批量集中采购、网上竞价、协议供货、定点采购等政府采购项目和招标采购项目的合同；
（六）资产管理部门资产处置、无形资产使用、物资捐赠等合同；
（七）基建后勤部门负责管服务采购，校园环境绿化保洁、修缮装修工程、特种设备维修、后勤保障物资及服务、办公家具设备、办公用品、房屋出租等采购合同。
（八）财务管理部门负责管理借贷、财产保险、银校合作等合同；
（九）审计部门负责管理与委托审计服务相关的合同；
（十）继续教育学院负责管理学校继续教育、社会培训、技能鉴定等合同；
（十一）图文信息中心负责管信息化建设及服务、软件开发、运维合同，图书资料、数字资源、教材采购等合同；
（十二）保卫部门负责管理与安保、消防、交通设施等相关的合同；
（十三）人事部门负责管理人事代理、劳动合同、劳务用工等合同；
（十四）党委宣传部负责媒体合作等合同；
（十五）招生管理部门负责招生宣传、生源基地建设等合同；
（十六）学校办公室负责管理与委托法律服务相关的合同；
（十七）学校校园改扩建部门负责学校校园建设工程合同；
（十八）学校合作交流部门负责地方政府、企业事业单位、境外机构深度合作办学、涉外事务接待等合同；
第十四条 本办法中尚未明确的其他合同，由党政办公室根据合同性质内容及部门职能职责指定相关部门负责归口管理。若部门职能职责发生变更，合同归口管理职能相应调整变更。
第四章 合同分级管理
第十五条 根据合同类型、性质、涉及金额等因素，将合同分为一般合同、重要合同和重大合同。
（一）重要合同：
1.合同金额10万元以上（含本数），100万元以下的各类合同；
2.合同金额超过项目预算10%（含本数）的采购类一般合同；
3.所有战略合作类合同。
（二）重大合同：
1.合同金额超过100万元（含本数）的合同；
2.合同金额超过项目预算10%（含本数）的采购类重要合同；
3.涉及面广、影响较大的战略合作类合同；
4.涉及学历学位或者与国（境）外机构合作的教育培养类合同；
5.涉及学校重大利益的金融服务类合同；
6.对外捐赠以及接受捐赠价值超过100万元（含本数）的捐赠类合同；
7.土地出租（借）及较大面积房屋对外出租（借）合同；
8.其他涉及学校重大利益、权利义务关系复杂、可能存在较大法律风险的合同。
（三）一般合同：
重要合同、重大合同以外的其他合同。
第五章 合同谈判与起草
第十六条 本办法所称合同谈判，是指通过国家及学校规定的方式，选择确定合同相对人并协商确定各方权利义务关系的过程。
采购类合同的谈判与起草按照学校采购与招投标管理相关规定执行。
第十七条 合同谈判由执行部门负责人主持，相关部门工作人员共同参加。执行部门应当对谈判过程与结果作书面记录，由谈判参与人员签字确认。
第十八条 执行部门在谈判前，应当对谈判相对人的主体资格、经营资质、资信状况、履约能力以及代理人的身份信息、代理权限等进行调查核实。
第十九条 对于影响重大、专业性较强的事项，执行部门应当邀请相关专业领域的专家共同参加谈判。
第二十条 经充分沟通并协商一致后，执行部门应当根据谈判结果与合同相对人共同起草合同文本。
第二十一条 起草合同原则上应当采用学校审定的示范文本。没有示范文本的，应当按照本办法的相关规定规范拟定合同。
第二十二条 合同语言应当准确严谨，合同条款应当完整严密。合同内容一般应当包括以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬及其支付方式；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任（包括违约金或者赔偿金的计算方法等）；
（八）争议解决方法。
第六章 合同审批与签署
第二十三条 一般合同经项目负责人确认、执行部门负责人审查，报归口管理部门审核，法律审查部门审查后，可经分管领导审批签署后，送党政办公室用印。
第二十四条 重要合同经项目负责人确认、执行部门负责人审查、归口管理部门审核、法律审查部门审查、报分管领导审核，法定代表人审批签署后，送党政办公室用印。
第二十五条 重大合同经项目负责人确认、执行部门负责人审查、归口管理部门审核、法律审查部门审查，分管校领导审核，法定代表人审批，提交校长办公会或者党委会审定后，送党政办签署用印。
第二十六条 合同内容涉及多个部门职责或者校内相关部门利益、权利义务的，归口管理部门在审核过程中应当将合同送交相关部门会审会签。
第二十七条 未采用合同规范文本的重要合同、重大合同报分管校领导审批前，应当送法律审查部门（党政办公室）进行合法性审查。
第二十八条 院长是学校法定代表人，重要合同和重大合同应由法定代表人签署，或由法定代表人授权委托相关人员签署；一般合同可授权各归口管理部门分管校领导签署。
第二十九条 合同金额在2万元以下并即时结清的合同可不采用书面形式订立合同。确有需要订立合同的，由执行部门主要负责人审查，归口部门审核后，报党政办加盖学校印章；采用学校规定合同文本的实习就业合同由执行部门主要负责人审查、签署后，报党政办公室加盖印章。
第三十条 执行部门对合同的确认、审查主要包括以下内容：
（一）合同相对人的主体资格、资质、经营范围、履约能力等相关情况；
（二）合同相对人委托代理人身份、代理权限等情况；
（三）合同标的是否真实、可行；
（四）合同标的、数量、质量、履行期限、付款方式、违约责任等主要条款；
（五）合同经费是否落实。
第三十一条 归口管理部门对合同的审核主要包括以下内容：
（一）合同订立的依据是否存在，经费是否落实，内容是否可行；
（二）合同约定内容是否与招投标文件或者谈判结果相符；
（三）合同内容是否违反国家政策或者学校规定；
（四）是否采用示范文本或者是否对示范文本主要条款作实质性变更；
（五）是否属于重要合同、重大合同。
第三十二条 法律审查部门对合同的法律审查主要包括以下内容：
（一）合同当事人是否适格；
（二）合同必要条款是否完备，文本是否规范；
（三）合同内容是否违反法律法规禁止性规定；
（四）权利义务是否对等，是否存在对学校明显不利情形；
（五）合同订立是否符合程序。
第三十三条 合同送交审核时，执行部门应当按照归口管理部门的要求提供相关材料。
重要、重大合同送交审核时，原则上应当提供以下材料：
（一）拟定的合同文本及其附件；
（二）与合同立项或订立有关的会议纪要、文件、批示等；
（三）招投标文件、开标评标记录（谈判记录）、中标通知书等；
（四）合同相对人主体资格、资质、信誉、履约能力等方面的证明材料；
（五）其他需要提供的资料。
第三十四条 归口管理部门、法律审查部门应当出具明确的审核审查意见。提出的修改意见或者整改要求，执行部门应当采纳，并与合同相对人协商一致后修改合同文本，重新提交审核审查。因特殊原因未予采纳的，执行部门应当做出书面说明。
第三十五条 订立涉及经费支出的合同应当以项目立项为依据，执行部门应当落实合同经费来源，并提交财务部门会签。
第三十六条 党政办应当对签订的合同予以登记，分类别编制连续合同编号，并建立工作台账。
第三十七条 法律法规对合同审批权限、流程、签订有特别规定的，按相关规定执行。
第七章 合同履行与变更
第三十八条 合同签订后，执行部门应当本着诚实信用的原则全面履行合同，并根据合同约定的进度、节点等编制合同履行跟踪记录，督促合同相对人全面、及时履行合同。
第三十九条 学校财务管理部门应当按照合同约定的金额、方式、期限进行资金结算。
第四十条 归口管理部门应当对合同的履行情况进行监督检查。
第四十一条 合同履行完毕后，执行部门应当及时向归口管理部门报告合同履行情况及结果。
第四十二条 合同履行过程中需要补充、变更、解除合同的，执行部门应当与合同相对人积极协商，拟定补充、变更、解除协议，按照本办法第五章的相关规定审查签订。
第四十三条 法律法规及学校规章制度对合同的补充、变更及解除有特殊规定的，按照相关规定执行；原合同经过上级主管部门批准或者备案的，应当重新报上级部门批准或者备案。
第四十四条 合同补充、变更、解除应当采用合同书的形式确定。
第八章 合同纠纷处理
第四十五条 执行部门是处理合同纠纷的第一责任单位，归口管理部门及主控部门应当加强指导并积极协助。
第四十六条 合同履行过程中，合同相对人违反合同约定，不正确、不及时履行合同的，执行部门应当追究其违约责任，造成学校利益损失的，应当追究其赔偿责任。
第四十七条 因合同相对人的过错造成合同变更、解除的，应当按照法律法规及合同约定，要求对方承担相应的违约责任。
第四十八条 合同履行过程中出现下列情形，执行部门应当启动合同纠纷处理程序：
（一）发现合同显失公平或者对内容有重大误解，可能严重影响学校利益的；
（二）合同相对人有欺诈行为，损害学校利益的；
（三）合同相对人经营情况恶化，可能丧失履约能力的；
（四）合同相对人可能出现被撤销、吊销等导致其主体资格灭失或者重大变化的；
（五）合同相对人延迟履行、不履行或者不完全履行合同义务的；
（六）发生其他导致合同不能履行、合同目的不能实现或者可能损害学校利益情形的。
第四十九条 发生合同纠纷后，执行部门应当与合同相对人积极协商，并保存好往来函件、会议记录、电话录音等材料。
能够协商一致的，应当将解决方案报合同归口管理部门审核后执行，其中，重要、重大合同的纠纷解决方案应当经法律顾问审查、分管校领导审批同意后执行。不能协商一致的，应当采取仲裁、诉讼等法律途径妥善解决，切实维护学校合法权益。
第五十条 涉及经费支出的合同纠纷发生以后，执行部门应当向学校财务部门报告并申请暂停、暂缓支付。
第九章 合同档案管理
第五十一条 学校相关部门及其工作人员应当做好合同信息保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、技术秘密、商业秘密及学校内部信息。
第五十二条 合同签订后，党政办留存1份合同原件和合同审批表，建立年度合同文本档案并移交档案室存档。归口管理部门留存1份合同原件或复印件。归口管理部门应当建立合同管理台账，每年按要求向党政办报送合同年度数据。执行部门应留存一份合同原件，建立完善合同档案，合同项目完结后按年度移交档案室存档。涉及经费支出的合同应将复印件送交财务部门。
第五十三条 合同档案应当包括与合同立项、谈判、招投标、审批以及合同履行、变更、纠纷处理等相关的材料。
第五十四条 处理合同纠纷涉及的协商记录、解决方案或者仲裁、诉讼等材料，由执行部门整理归档。
第五十五条 涉及科研项目的合同由科研部门负责管理，项目完结后移交档案室存档；人事、劳动关系的聘用聘任、劳动合同（协议）由人事部门负责管理；毕业生就业协议由就业部门负责管理；学生实习协议由院系负责管理。
第十章 合同管理责任
第五十六条 本办法所称合同管理责任，是指在合同订立、管理工作中，违反国家法律法规、学校规定，因故意、重大过失给学校造成较大损失而应当承担的纪律责任和法律责任。
第五十七条 执行部门对合同的订立、送审、履行承担主体责任，其部门主要负责人为第一责任人。综合管理部门、法律审查部门、归口管理部门根据职责分工承担相应的管理责任。
第五十八条 有下列情形之一的，学校可以视情节轻重，依据国家法律法规和学校相关规定追究相关部门负责人、经办人及有关工作人员的纪律责任和法律责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：
（一）未经授权、超越授权范围或者滥用代理权擅自以学校名义对外订立合同，导致学校利益损失的；
（二）提供虚假资料或者虚构事实订立合同的；
（三）违反项目经费支出预算或者国家有关财经法律法规、学校财经制度订立合同的；
（四）未按相关规定提交审查、报批、备案，擅自对外订立合同给学校造成利益损失的；
（五）在谈判、签订、履行合同中滥用职权、玩忽职守，致使学校利益遭受损失的；
（六）在订立、履行合同过程中，因严重不负责任被诈骗，致使学校利益遭受损失的；
（七）与他人恶意串通，或者利用合同谋取私利，损害学校合法权益的；
（八）遗失、篡改或者擅自销毁合同及相关文件，导致学校利益遭受损失的；
（九）因故意或者重大过失泄露合同所涉及秘密信息的；
（十）未及时妥善处理合同纠纷，或者擅自放弃权利，导致学校利益遭受损失的；
（十一）其他违反法律法规和学校相关规定的行为。
第十一章 附 则
第五十九条 上级文件对合同管理有专项规定的，从其规定。
第六十条 学校业务合同管理有专项规定或特殊要求的，各归口管理部门应根据上级法规文件和学校合同管理办法有关规定修订制定专项业务合同管理细则，或在业务管理制度专项条款中对其予以明确。
第六十一条 本办法由党政办公室负责解释。
第六十二条 本办法自印发之日起施行。原《重庆城市职业学院合同管理办法》（渝城职院〔2017〕38号）同时废止。
